Gérer sa trésorerie en saison pour les métiers saisonniers au Québec

Avril arrive et le téléphone arrête pas de sonner. Les techniciens en climatisation font les vérifications de printemps. Les couvreurs sont de retour sur les toits partout au Québec. Les paysagistes tournent six jours sur sept. C'est la saison que vous attendiez depuis novembre.

C'est aussi celle où les factures s'accumulent sans être payées, pendant que vous êtes trop occupé pour vous en rendre compte.

Les entrepreneurs de métiers au Québec (techniciens HVAC, couvreurs, paysagistes, électriciens) encaissent la majorité de leurs revenus annuels entre avril et septembre. C'est aussi dans ce même créneau que les problèmes de comptes à recevoir sont les plus aigus : le volume de factures monte d'un coup, les clients gèrent plusieurs chantiers à la fois, et il n'y a pas de temps pour faire les relances à la main.

Voici ce qui se passe en général. Vous faites le travail, vous facturez au fur et à mesure, vous tenez pour acquis que l'argent va suivre. En grande partie, oui. Mais quand vous gérez 15 chantiers en même temps, le suivi de la facture envoyée il y a trois semaines tombe tout en bas de la liste. Un client oublie. Un autre est serré parce qu'il a engagé trois entrepreneurs à la fois pour ses rénovations de printemps. Un troisième paie toujours en retard par habitude et compte sur le fait que personne n'a le temps de le relancer en pleine saison.

Quand octobre arrive et que le téléphone se calme, vous regardez votre liste de comptes à recevoir qui ressemble à une chronologie de vos mois les plus chargés.

Pourquoi la saison haute produit les pires collections

L'écart entre la facture et le paiement s'allonge exactement quand vous gérez le plus de chantiers. Plus de travail, oui. Mais aussi 40 factures ouvertes au lieu de cinq, et plus le temps de surveiller lesquelles traînent.

Les clients qui gèrent plusieurs projets de printemps sont aussi à court de liquidités. Ils paient celui qui fait le suivi. Si vous ne relancez pas, vous n'êtes pas en haut de leur liste. En même temps, vous rédigez de nouvelles soumissions, vous gérez des chantiers actifs, et la facture de 21 jours de retard de la fin mars ne reçoit aucune attention.

Les rappels par courriel n'aident pas beaucoup dans ce contexte. Ils se perdent dans la boîte. Le client le voit, se dit « je vais régler ça cet après-midi », et oublie. Le SMS, c'est autre chose. Un texto reçu un mardi matin à 9 h, ça se lit. Les messages texte ont un taux d'ouverture de 98 %, contre environ 20 % pour le courriel d'affaires. La différence est majeure. Mais quand vous êtes sur un chantier de 7 h à 17 h, envoyer ces textos à la main, c'est pas réaliste.

La question des acomptes

Ce que les entrepreneurs les plus occupés finissent par comprendre avant leur troisième ou quatrième saison : les acomptes changent tout.

Demander 30 à 50 % à l'avance n'est pas inhabituel dans les métiers de la construction. Pour un remplacement de climatiseur à 4 000 $, demander 1 500 $ à 2 000 $ avant de commencer les travaux, c'est raisonnable. Les clients qui résistent à un acompte sont souvent les mêmes qui vont payer la facture finale en retard. C'est une information utile à avoir tôt.

La façon de le formuler compte. « J'ai besoin d'un acompte pour commander vos matériaux et bloquer votre date d'installation » n'est pas pareil que « j'ai besoin d'argent à l'avance ». Le premier explique la logique d'affaires. Le second ressemble à un manque de confiance. Les deux donnent un acompte, mais le premier préserve la relation.

Pour les contrats de service récurrents, facturer chaque mois ou à chaque visite fonctionne mieux que facturer trimestriellement. Les montants sont plus petits, plus faciles à gérer pour le client, et le total que vous devez relancer est moins élevé.

La facturation par étapes pour les gros travaux

Sur des projets de 5 000 $ ou 10 000 $, facturer par phases, c'est la norme. Une entreprise de toiture qui fait un remplacement complet n'attend pas la fin des travaux pour facturer. Elle divise entre la livraison des matériaux et la fin du chantier.

Ça aide la trésorerie de deux façons. Vous recevez de l'argent avant que le travail soit terminé, ce qui finance le chantier. Et des factures plus petites, c'est psychologiquement plus facile à payer pour le client qu'une grosse. Une facture de 3 000 $, ça se règle. Une de 8 500 $, c'est une chose à traiter la semaine prochaine.

Quand le suivi manuel lâche

Imaginez un technicien HVAC en Montérégie qui fait 12 appels de service par semaine en avril et mai. Il a 40 factures ouvertes à différents stades : certaines fraîches, d'autres à 14 jours, quelques-unes à 30 jours et plus.

Pour gérer le suivi manuellement, il faut savoir où en est chaque facture, avoir le temps d'écrire et d'envoyer les messages, et avoir la discipline de le faire de façon constante pendant qu'on gère une opération à plein régime. La plupart des entrepreneurs gèrent bien les factures fraîches. Celles à 30 jours se font ignorer jusqu'à 60 jours. À ce stade, le client a mentalement classé la facture dans « à régler un jour » et la conversation est plus difficile qu'elle l'aurait été au 14e jour.

Un suivi constant à 7, 21 et 45 jours, c'est ce qui distingue les entrepreneurs qui encaissent la majorité de leurs recevables de ceux qui en perdent 5 à 10 % par année. La séquence de relance en 3 étapes est gérable à cinq factures. À quarante, ça devient impossible.

Le problème des collections en basse saison

Novembre arrive. Vous avez du temps. Vous regardez ce qu'on vous doit.

Les factures d'août ont quatre mois. Certains clients ne se souviennent plus assez bien du travail pour le contester, mais ne ressentent pas non plus d'urgence à payer. D'autres sont passés à autre chose. Quelques-uns sont convaincus qu'ils ont déjà réglé.

Recouvrer à 120 jours, c'est plus difficile, plus lent et plus gênant qu'à 30 jours. Vous risquez de devoir offrir un escompte juste pour fermer le dossier. Et vous risquez d'abîmer la relation même quand vous récupérez l'argent.

C'est le vrai coût de ne pas avoir fait le suivi pendant la saison haute. Pas seulement l'écart de trésorerie pendant l'été. La conversation de novembre sur un travail fait en juillet.

Automatiser le suivi pour qu'il tourne pendant la rush

La raison pour laquelle les rappels automatiques comptent le plus en avril, mai et juin, c'est précisément parce que ce sont les mois où vous avez le moins de temps pour les envoyer à la main.

QuickBooks n'envoie pas de rappels SMS. FreshBooks non plus. Les rappels courriel intégrés des deux plateformes sont génériques et ne changent pas de ton avec le temps. Si un client ignore votre courriel au 7e jour, le même courriel au 21e jour ne le bougera pas.

Relanco se connecte à QuickBooks Online et FreshBooks, surveille vos dates d'échéance et exécute la séquence de rappels automatiquement. Vous configurez les délais et le ton une seule fois. Quand avril arrive et que votre agenda est plein, les rappels partent sans que vous ayez à faire quoi que ce soit. En octobre, les comptes à recevoir en souffrance sont moins nombreux parce que le suivi a eu lieu au bon moment.

Fatigué de gérer ce suivi manuellement ?

Faire le suivi à la main, ça marche quand vous avez cinq factures ouvertes. Ça brise quand vous en avez quarante, et la saison haute, c'est exactement là que vous allez en avoir quarante.

Questions fréquentes

Quand est-ce que je devrais demander un acompte à un nouveau client ?

Pour les nouveaux clients, demandez un acompte sur tout travail de plus de 1 000 $. C'est courant dans les métiers de la construction et ça vous donne un signal rapide sur la relation de paiement. Les clients qui paient l'acompte à temps paient presque toujours la facture finale à temps aussi.

Comment fonctionne la facturation par étapes pour un travail de toiture ou de climatisation ?

Divisez le total en deux ou trois factures liées à des étapes du projet : matériaux commandés ou livrés, début des travaux, fin des travaux. Chaque étape a sa propre facture avec sa propre date d'échéance. L'argent rentre tout au long du chantier plutôt que d'attendre un seul gros paiement à la fin.

Qu'est-ce qui arrive à mes factures en retard si je connecte Relanco en cours de saison ?

Relanco prend en charge les factures ouvertes qui sont déjà en retard et démarre la séquence de rappels à partir de l'état actuel. Vous contrôlez quelles factures reçoivent des rappels et pouvez en exclure celles que vous gérez déjà directement.

Relanco gère le timing et envoie les messages. Vous n'avez qu'à gérer les conversations.

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Lire aussi : La séquence de 3 relances que les entrepreneurs utilisent pour se faire payer